dokonywane w kancelarii notarialnej

CZYNNOŚCI NOTARIALNE

W odróżnieniu od przedstawicieli innych korporacyjnych zawodów prawniczych notariusz nie świadczy usług prawniczych, lecz dokonuje czynności notarialnych, czyli czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną o charakterze dokumentu urzędowego.

Notariusz może odmówić dokonania czynności notarialnej tylko i wyłącznie wówczas, gdy byłaby ona sprzeczna z prawem.

Art. 79 ustawy – Prawo o notariacie przewiduje następujące rodzaje czynności notarialnych:

Formy aktu notarialnego wymagają między innymi następujące czynności prawne:

  1. umowy dotyczące przeniesienia własności nieruchomości (sprzedaż, zamiana, darowizna, etc.);
  2. ustanowienie i przeniesienie użytkowania wieczystego,
  3. ustanowienie odrębnej własności i przeniesienie własności lokalu,
  4. umowa dożywocia,
  5. zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  6. ustanowienie użytkowania, służebności oraz hipoteki,
  7. umowy majątkowe małżeńskie,
  8. podział majątku wspólnego małżonków, jeżeli dotyczy nieruchomości,
  9. zbycie spadku,
  10. zrzeczenie się dziedziczenia,
  11. statut spółki akcyjnej,
  12. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  13. umowa spółki komandytowej,
  14. umowa spółki komandytowo-akcyjnej,
  15. zmiany ww. umów spółki,
  16. oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji,
  17. oświadczenie woli o założeniu uczelni niepaństwowej,
  18. pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej, dla której wymagana jest forma aktu notarialnego.

Prawidłowo skonstruowany akt notarialny musi zawierać:

  1. dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu,
  2. miejsce sporządzenia aktu,
  3. imię i nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza,
  4. imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych oraz nazwę i siedzibę osób prawnych (firmy) biorących udział w akcie, imiona i nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych (pełnomocnicy, przedstawiciele firmy),
  5. oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty,
  6. stwierdzenie – na żądanie stron – faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu,
  7. stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty, podpisany,
  8. podpisy biorących udział w akcie,
  9. podpis i pieczęć notariusza.

Od marca 2009 roku spadkobiercy mają do wyboru przeprowadzenie procedury stwierdzenia nabycia spadku w sądzie albo w kancelarii notarialnej. Sporządzenie przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia pełni taką samą funkcję jak stwierdzenie nabycia spadku przez sąd – stanowi dowód, że określona osoba jest spadkobiercą.

Notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia między innymi, gdy:

  1. spadek został otwarty przed dniem 1 lipca 1984 r. (otwarcie następuje z chwilą śmierci spadkodawcy);
  2. dziedziczenie następuje na podstawie testamentów szczególnych (ustnego, sporządzonego podczas podróży polskim statkiem morskim lub powietrznym, wojskowego);
  3. notariusz ma wątpliwości co do osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny i przedmiotu zapisu lub powstał spór w tym zakresie;
  4. wniosek o stwierdzenie nabycia spadku składa osoba nie będąca spadkobiercą, mająca w tym interes;
  5. w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub europejskie poświadczenie spadkowe;
  6. w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;
  7. wskutek braku małżonka spadkodawcy i krewnych powołanych do dziedziczenia z ustawy spadek przypada, jako spadkobiercy ustawowemu, gminie albo Skarbowi Państwa.

Procedura spadkowa u notariusza składa się z następujących etapów:

  1. otwarcie i ogłoszenie testamentu, jeżeli był sporządzony;
  2. spisanie protokołu dziedziczenia przy udziale wszystkich osób, mogących wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi; jeżeli od otwarcia spadku nie upłynęło więcej niż 6 miesięcy spadkobiercy muszą dodatkowo złożyć oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku;
  3. sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia;
  4. zarejestrowanie aktu poświadczenia w elektronicznym Rejestrze Spadkowym.

Protokół dziedziczenia zawiera, złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej, oświadczenia wszystkich osób, które stawiły się u notariusza jako wchodzący w rachubę spadkobiercy ustawowi i testamentowi. Na podstawie protokołu dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia. Określa on krąg spadkobierców oraz ich udziały w majątku spadkowym. Nabierze on mocy prawnej dopiero, gdy zostanie zarejestrowany w elektronicznym Rejestrze Spadkowym. Rejestr ma na celu uniemożliwienie ponownego poświadczenia dziedziczenia po tym samym spadkodawcy np. w innej kancelarii notarialnej. Gdy w rejestrze znajdują się dane spadkodawcy o tym samym numerze PESEL, to rejestracja aktu poświadczenia dziedziczenia będzie niemożliwa. Wypis aktu poświadczenia dziedziczenia będzie służył spadkobiercom do wykazania swojego prawa do spadku (np. przy sprzedaży odziedziczonej nieruchomości).

Opłaty związane z poświadczeniem dziedziczenia:

  1. sporządzenie protokołu dziedziczenia – 100 zł +23% VAT
  2. sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia – 50 zł. +23% VAT
  3. sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu – 50 zł. +23% VAT
  4. sporządzenie oświadczenia o przyjęciu spadku – 50 zł. +23% VAT
  5. sporządzenie oświadczenia o odrzuceniu spadku – 50 zł. +23% VAT,
  6. koszty wypisów – 6 zł. + 23% VAT za każdą stronę dokumentu.

POŚWIADCZENIE PODPISU

Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym to jedna z form szczególnych dokumentu wymagana m. in. dla: pełnomocnictw do określonych czynności prawnych, umów zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, umów zbycia przedsiębiorstwa.

Podpis na dokumencie może być albo złożony w obecności notariusza, który to potwierdzi albo wcześniej – wówczas osoba podpisana na dokumencie powinna uznać przed notariuszem własnoręczność swojego podpisu, co notariusz zaznacza w treści klauzuli poświadczeniowej.

Notariuszowi należy okazać dokument tożsamości (ważny dowód osobisty lub paszport) celem stwierdzenia tożsamości stawającego).

POŚWIADCZENIE ZGODNOŚCI ODPISU LUB WYCIĄGU Z OKAZANYM DOKUMENTEM

Notariusz ma obowiązek poświadczania nie tylko dokumentów urzędowych, ale również tzw. dokumentów prywatnych (stanowiących dowód tego, że osoba, która dokument podpisała, złożyła oświadczenie o zawartej w nim treści). Sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego nie staje się jednak dokumentem urzędowym.

W przypadku poświadczenia zgodności odpisu z okazanym dokumentem notariusz stwierdza, że odpis odzwierciedla całą treść okazanego dokumentu. Natomiast w przypadku poświadczenia zgodności wyciągu notariusz stwierdza, że wyciąg odpowiada pewnym elementom treści oryginału.

Gdy oryginalny dokument posiada cechy szczególne takie jak: dopiski, poprawki, uszkodzenia, znaki wodne, suche pieczęcie – notariusz stwierdza to w klauzuli poświadczeniowej.

OPŁATA: Za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem notariusz może pobrać maksymalnie 6 zł + 23% VAT za każdą ze stron oryginalnego dokumentu

POŚWIADCZENIE DATY OKAZANIA DOKUMENTU

Umieszczenie na dokumencie klauzuli notariusza poświadczającej datę okazania dokumentu przekształca formę dokumentu z pisemnej zwykłej na pisemną z datą pewną. Ma to znaczenie w kwestiach dowodowych – wykazuje, że dany dokument istniał w czasie, kiedy okazano go notariuszowi.

W poświadczeniu wymienia się: imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała. Może je uzyskać także osoba, której dokument nie dotyczy. Na żądanie w poświadczeniu umieszcza się również godzinę i minutę okazania dokumentu. Przy dokonywaniu poświadczania daty okazania dokumentu notariusz nie poświadcza własnoręczności złożonych na dokumencie podpisów.

OPŁATA: Poświadczenie daty okazania dokumentu podlega opłacie notarialnej w wysokości 6 zł + 23% VAT za każdą stronę okazanego dokumentu.

POŚWIADCZENIE POZOSTAWANIA PRZY ŻYCIU LUB W OKREŚLONYM MIEJSCU

Pozostawanie przy życiu lub w określonym miejscu danej osoby poświadcza notariusz w razie stawiennictwa tej osoby w kancelarii notariusza albo w razie przekonania się o tym fakcie przez notariusza poza kancelarią. Notariusz w poświadczeniu ustala tożsamość tej osoby oraz określa dzień, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

W skład czynności notarialnych wchodzi również sporządzanie wypisów aktu notarialnego oraz odpisów lub wyciągów z innych dokumentów notarialnych.

Wypis (potocznie zwany kopią) jest dosłownym powtórzeniem oryginału aktu notarialnego. Wypis wydaje się pod osobnym numerem repertorium i z datą jego wydania. Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii, natomiast strony oraz inne uprawnione osoby otrzymują wypisy aktu notarialnego, które mają moc prawną oryginału. Dzięki temu, że oryginał aktu notarialnego przechowywany jest przez notariusza (lub właściwy sąd), strony mogą w każdej chwili (nawet po wielu latach) uzyskać dodatkowe wypisy sporządzonego aktu, które mają moc oryginału. Wypis podpisuje notariusz i opatruje go pieczęcią.

Notariusz może wydać wypis aktu notarialnego:

  1. stronom,
  2. osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu,
  3. następcom prawnym w/w osób,
  4. innym osobom – po wyrażeniu zgody przez strony bądź na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu okręgowego.

Zgodnie z art. 110 § 3 prawa o notariacie w nagłówku wypisu zaznacza się, że wydany dokument jest wypisem. Na końcu wypisu zaznacza się, komu i kiedy wypis wydano. Wypis podpisuje notariusz i opatruje go pieczęcią. Jeżeli wypis ma więcej niż jeden arkusz musi być ponumerowany, połączony, parafowany i spojony pieczęcią.

Notariusz w przypadkach prawem przewidzianych przesyła sądom i innym organom państwowym informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentów.

 

Odpisy i wyciągi sporządza się z innych dokumentów niż akt notarialny. Odpis odzwierciedla całą treść oryginału, wyciąg tylko jego część. Notarialnie poświadczone odpisy i wyciągi mają moc oryginału. Do wydawania wyciągów i odpisów stosuje się te same zasady co przy wypisach.

Stosownie do art. 104 prawa o notariacie notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Notariusz spisuje także protokoły w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej.

Protokoły są także sporządzane i spisywane w innych sytuacjach wymienionych w ustawie, jak np. przyjmowanie na przechowanie dokumentów, papierów wartościowych albo pieniędzy w walucie polskiej lub obcej czy sprostowanie omyłki pisarskiej.

Pieniądze w walucie polskiej lub obcej oraz papiery wartościowe notariusz przyjmuje w depozyt tylko wtedy, gdy ma to związek z dokonywaną w jego kancelarii inną czynnością notarialną np., gdy cena sprzedaży nieruchomości ma zostać zapłacona w późniejszym terminie, a strony wnoszą o jej przechowanie. Dla przechowywania pieniędzy złożonych do depozytu notariusz prowadzi specjalne konto bankowe. Wydanie depozytu następuje za pokwitowaniem. Z przyjęcia dokumentu, pieniędzy lub papierów wartościowych na przechowanie notariusz sporządza protokół w formie aktu notarialnego.

Notariusz przyjmuje na przechowanie wszelkie pisma mające znamiona dokumentu publicznego lub prywatnego. Jeżeli mają być one przechowywane w zamkniętych kopertach notariusz musi się uprzednio zapoznać z ich treścią. Dokumenty przechowuje się w kancelarii notarialnej. Jeżeli brak jest odpowiednich warunków w kancelarii, mogą być one przechowywane w skrytce bankowej.

Ta czynność notarialna polega na doręczeniu przez notariusza, na żądanie strony, stronie przeciwnej pisemnego oświadczenia, które może rodzić skutki prawne. Treść oświadczenia można: wnieść ustnie do protokołu, przesłać drogą pocztową lub wręczyć osobiście notariuszowi. Notariusz ocenia, czy treść oświadczenia wywołuje skutki prawne. Doręczenie następuje przy odpowiednim zastosowaniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego, dotyczących doręczania pism procesowych (art. 131-147 kodeksu postępowania cywilnego). Notariusz lub zatrudniony w kancelarii pracownik doręcza oświadczenie we wskazane przez stronę miejsce. Na żądanie strony doręczenie oświadczenia można przesłać listem poleconym.

Potwierdzeniem doręczenia jest protokół spisany przez notariusza. Gdy strona przeciwna poda ustnie odpowiedź do protokołu bądź udzieli pisemnej odpowiedzi i oświadczy, że podpisze protokół, notariusz zamieszcza odpowiedź w protokole. Notariusz wydaje poświadczenie doręczenia oświadczenia, w którym zamieszcza odpowiedź, jeżeli była udzielona w sposób wyżej opisany.

Przy doręczeniu listem poleconym w protokole doręczenia oświadczenia zamieszczana jest treść doręczonego oświadczenia i wzmianka o listownym przesłaniu.

W praktyce doręczanie oświadczeń może być wykorzystywane m. in. przy wzywaniu dłużnika do zapłaty.

Notariusz sporządzając akt notarialny wymagający złożenia wniosku o dokonanie wpisu w księdze wieczystej zobowiązany jest niezwłocznie po dokonaniu czynności notarialnej, nie później niż w dniu sporządzenia aktu notarialnego, złożyć wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu informatycznego. Złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej przez notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe uważa się za złożenie wniosku przez stronę czynności notarialnej. Wniosek jest podpisywany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

Do wniosku dołącza się dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej, jeżeli zostały one sporządzone w postaci elektronicznej. Dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej niesporządzone w postaci elektronicznej notariusz przesyła sądowi właściwemu do prowadzenia księgi wieczystej w terminie trzech dni od dnia złożenia wniosku o wpis.

Po złożeniu wniosku, obowiązek jego poprawienia lub uzupełnienia spoczywa na stronie czynności notarialnej.

Na żądanie stron notariusz może sporządzić projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów. Opracowanie takiego projektu stanowi wówczas samodzielną czynność notarialną, za którą należy się notariuszowi odrębne wynagrodzenie. Co do zasady za sporządzenie projektu aktu notarialnego jest pobierane wynagrodzenie w wysokości 1/4 maksymalnej stawki taksy notarialnej,

Protest jest to akt urzędowy, z pomocą którego posiadacz weksla stwierdza niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wekslowego (np. odmowę przyjęcia czy zapłaty weksla lub umieszczenia daty okazania weksla własnego płatnego pewien czas po okazaniu). Protest jest warunkiem poszukiwania zwrotnego, czyli dochodzenia sumy wekslowej oraz świadczeń ubocznych (odsetek, kosztów procesu, prowizji komisowej) od poprzedników posiadacza, podpisanych na wekslu – indosantów lub wystawcy oraz ich poręczycieli.  Treść protestu określa art. 86 prawa wekslowego, natomiast terminy jego dokonania art. 44.  Protestu dokonuje się na odwrotnej stronie weksla lub na osobnej karcie połączonej z wekslem (przedłużku).

Stosownie do art. 79 ust. 9 ustawy Prawo o notariacie – lista czynności notarialnych nie jest listą enumeratywną, co znaczy przepisy odrębnych ustaw mogą przewidywać formy notarialne dla czynności prawnych niewymienionych w ustawie Prawo o notariacie, np. formę aktu notarialnego dla oświadczenia o poddaniu się egzekucji, stosownie do art. 777 kodeksu postępowania cywilnego.